Il lavoro del Destination Wedding richiede un maggiore sforzo da parte del wedding planner ma forse questo forse già lo sapevi. Ma ti sei mai chiesto/a perchè?
In questo articolo ti daremo alcuni spunti di riflessione.
Il Destination Wedding Planner è sicuramente uno dei lavori più interessanti e stimolanti nel settore degli eventi ma è anche uno dei più complessi, ci sono infatti tantissimi fattori da tenere in considerazione per dare vita a Destination Wedding impeccabili. Quando ci si interfaccia con la clientela internazionale ci sono almeno 5 complessità in più che rendono l’organizzazione dell’evento più impegnativa, scopriamo insieme quali:
1. CULTURE DIVERSE E COORDINAMENTO DEL VIAGGIO
Uno dei motivi per cui il Destination Wedding richiede un maggior sforzo di coordinamento durante i giorni dell’evento è perché la tua coppia è straniera e così anche gli invitati. Molti di loro sono in Italia per la prima volta e talvolta altri non sono mai stati al di fuori del loro paese. Il giorno del matrimonio quindi richiede un maggior sforzo e anche più personale, in quanto quasi sicuramente ci saranno anche dei trasporti e degli hotel da coordinare.
2. COMUNICAZIONE
Altro aspetto fondamentale è lo sforzo comunicativo: la comunicazione con la coppia straniera è filtrata da mail, messaggi, rendering, fotografie, siti internet e videochiamate e pochi incontri di persona.
La tecnologia aiuta, ma quando sono coinvolti aspetti altamente emotivi e altri membri della famiglia oltre alla coppia, la comunicazione diventa un aspetto fondamentale a cui bisogna far attenzione. Ogni video call va pianificata con attenzione, cercando sempre di passare messaggi positivi e attenuando le notizie difficili. Pensate sempre che la vostra coppia si trova dall’altra parte del mondo e aspetta da voi soluzioni e rassicurazioni.
3. COMPLESSITÀ
Quasi sempre c’è più di un evento da pianificare, quindi non si tratta solo di porre l’attenzione sul matrimonio, ma anche sulla cena di benvenuto, sull’evento del giorno dopo, e a volte anche altri eventi collaterali.
Le richieste aumentano sempre, quindi attenzione a dedicare tempo necessario: il vostro evento inizia quando la coppia arriva in Italia!
4. GUIDA AD USI E COSTUMI
I clienti si aspettano da te una guida culturale, su usi e costumi della destinazione che hanno scelto e anche se non te lo aspettavi, dovrai investire molto tempo in questo aspetto. Non dare per scontato che sappiano come funziona l’aperitivo in Italia, quanto dura la cena, come gestiamo i momenti musicali e in cosa consiste l’open bar. Un Destination Wedding è incontro di due o più culture, e voi siete ambasciatori della vostra.
A questo si aggiungono gli aspetti logistici: come vado dall’aeroporto alla location? Dove dormono e che attività possono fare i miei ospiti’ tu sarai l’esperta locale per tutti loro. Inutile dirti che questo richiede tempo e approfondimenti.
5. PEACE OF MIND DEI CLIENTI
Il vero e più profondo aspetto di tutto questo è la peace of mind che i clienti si aspettano ingaggiandoti: tu sei l’esperto/a, si aspettano la tua opinione professionale su tutto, soprattutto sulle decisioni difficili: cosa fare in caso di meteo incerto, un incidente o uno sciopero che rende difficile raggiungere la location del matrimonio, il posticipo e l’interpretazione di un contratto con un fornitore, una guida sulle scelte del menù. Non dimenticare mai che non sono Italiani e tutte queste dinamiche per loro sono nuove, in quanto anche se le hanno affrontate prima, erano comunque in un altro paese, con un’altra cultura e altre abitudini.
Quindi, cari/e wedding planner, proprio tra queste righe c’è il segreto del vostro successo e della vostra professionalità: la conoscenza della destinazione, la conoscenza delle location e dei fornitori locali non si trovano on line o su un profilo Instagram, ma sono e saranno il vostro asset migliore.
Siate flessibili, curiosi, e tenetevi sempre aggiornati: alla formazione, ci pensiamo noi.
Alessia & Andrea